Auch Visitenkarten unterliegen dem Datenschutz

Wenn Menschen vom Datenschutz reden, liegt der Augenmerk meist auf der allgemeinen Umsetzung technischer und organisatorischer Maßnahmen im Unternehmen sowie auf der DSGVO-Konformität der für die Arbeit eingesetzten Technik. Ein Unternehmen denkt aber eventuell nicht sofort daran, dass auch der Austausch von Visitenkarten gegebenenfalls dem Datenschutz unterliegen kann.

Vertrieb mit Visitenkarten

Visitenkarten sind ein wichtiges Mittel, um die Präsenz und Bekanntheit eines Unternehmens zu erhöhen. Bei einem Gespräch mit einem potentiellen Geschäftspartner gibt eine Partei die eigene Visitenkarte heraus und/oder bekommt die des anderen. Auf der Visitenkarte stehen personenbezogene Daten: Name, Vorname, indirekt das Geschlecht, eventuelle Titel, Kontaktdaten etc. Sobald ein Geschäftspartner eine Visitenkarte erhält und beabsichtigt, diese einem Dateisystem hinzuzufügen, verarbeitet er diese Daten. Aufgrund dessen ist auch hier die DSGVO zu beachten.

Umgang mit Visitenkarten im Einklang mit der DSGVO

Die entgegennehmende Person könnte die Herausgabe der Visitenkarte als konkludente Handlung – also als Einwilligung – zur Nutzung der darauf befindlichen Daten einschätzen. – Mehr zu DSGVO-Konformität konkludenter Einwilligungen finden Interessenten hier. – Damit wäre Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO einschlägig. Dies kann man so gelten lassen. Allerdings bedarf es einer weiterführenden Maßnahme, um DSGVO-konform zu handeln: Nach dem Erhalt einer Visitenkarte ist zeitnah (wohl bis zu zwei Wochen) ein Datenschutzhinweis an den potentiellen Geschäftspartner zu schicken. Die DSGVO fordert in Art. 13 DSGVO grundsätzlich, dass diese Aufklärung bzgl. der Datenverarbeitung bereits zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten erfolgen soll. In der Praxis ist dies jedoch oft problematisch, wie die Entgegennahme von Visitenkarten zeigt.

Inhalt des Datenschutzhinweises für den Einsatz von Visitenkarten

Mit diesem Datenschutzhinweis sichert der Gesprächspartner das eigene Unternehmen bzw. das des Arbeitgebers hinsichtlich der DSGVO ab. Er informiert den potentiellen Geschäftspartner darüber, wofür er seine personenbezogenen Daten verwendet, wie er diese Information und für wie lange speichert, welche eventuellen externen Datenempfänger involviert sind usw. Damit kommt ein Verantwortlicher seiner Pflicht gemäß Art. 13 DSGVO nach. Falls dieser, aus welchen Gründen auch immer, die Visitenkarte von einem Dritten erhalten hat, erfüllt er dann auch die Pflicht nach Art. 14 DSGVO.

Vorteile des DSGVO-konformen Umgangs beim Visitenkartenaustausch

Eventuell denkt ein Unternehmer sich, solch einen Datenschutzhinweis im zeitnahen Anschluss nach einem Austausch von Visitenkarten zu versenden, wäre umständlich. Er kann natürlich auch die Vorteile dessen sehen – das nicht nur aus der Sicht der Datenschutzkonformität. Zum einen signalisiert ein Unternehmen, dass es im Einklang mit der DSGVO arbeitet und Maßnahmen eingeführt hat, um die personenbezogenen Daten der potentiellen Geschäftspartner zu schützen. Zum anderen stellt dieses auch eine sehr gute Möglichkeit dar, die Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Nach dem Austausch der Visitenkarte trifft so nicht zwangsläufig der Fall ein, dass die Visitenkarte in der Schublade verschwindet und in Vergessenheit gerät. Es erzeugt eine Möglichkeit, gegebenenfalls ein Thema aufzufassen, worüber die Gesprächspartner sich unterhielten, was indirekt zu einem Vertragsabschluss führen kann.

Schlussfolgerung

In der heutigen digitalen Zeit werden hauptsächlich E-Mails versandt, dem Internetauftritt kommt eine hohe Wichtigkeit zu und Webinare werden veranstaltet. Die Visitenkarte verliert jedoch nicht an Schlagkräftigkeit. Wenn man zusätzlich den Datenschutz dabei im Auge behält, eröffnet sich einem Unternehmen die Möglichkeit, langfristig erfolgreiche Geschäftsbeziehungen aufzubauen, somit den Profit zu steigern. Auch kann ein Verantwortlicher Bußgelder, Abmahnverfahren und eventuelle Schadensersatzansprüche umgehen. Im Übrigen, können wir – die dpc Data Protection Consulting GmbH – Ihnen dabei behilflich sein, Ihr Unternehmen im Einklang mit der DSGVO zu führen. Ganz einfach: Kontaktieren Sie uns. Wir lassen Ihnen gern ein unverbindliches Angebot zukommen.